품절 나기 전에 알기
다 팔린 뒤에 아는 것과 미리 아는 것의 차이예요. 남은 개수가 아니라 "며칠 뒤에 바닥나는가"로 선을 긋고, 그 선을 넘으면 사람의 기억이 아니라 화면이 먼저 알려주게 만드는 일이에요.
쉽게 말하면
계산대 영수증 용지를 떠올려 보세요. 용지가 다 떨어진 걸 손님 앞에서 알게 되면 이미 늦어요. 그래서 손 빠른 사장님은 마지막 롤을 뜯는 순간을 주문 신호로 정해 둬요. 남은 개수를 세는 게 아니라 "여기까지 오면 주문한다"는 선을 미리 그어 둔 거예요. 품절 알림이 하는 일이 정확히 이거예요. 재고가 0이 되는 순간을 알려주는 게 아니라, 0이 되기 전에 주문할 시간을 남겨 주는 것이에요.
그래서 이 문서의 질문은 하나예요. 선을 어디에 그을까. 너무 높이 그으면 창고에 돈이 잠겨요. 너무 낮게 그으면 알림을 받고도 손쓸 시간이 없어요.
이미 받은 주문은 취소해야 하고, 다음 물건이 올 때까지 며칠은 통째로 못 팔아요.
선을 넘은 날 알림이 와요. 손님은 아무 일도 몰랐고 매대는 비지 않아요.
선은 개수가 아니라 날짜예요
"10개 남으면 알려 줘"는 가장 흔한 설정인데, 사실 반쯤 틀린 설정이에요. 하루에 1개 팔리는 물건과 하루에 30개 팔리는 물건에 같은 10개를 쓸 수는 없거든요. 앞쪽은 열흘 뒤에 알려도 되고, 뒤쪽은 이미 늦었어요.
선을 정하는 기준은 개수가 아니라 시간이에요. 물어볼 것은 "몇 개 남았나"가 아니라 "지금 주문하면 물건이 오기 전에 다 팔리지는 않나" 예요.
- 1하루에 몇 개 팔리는지 세요. 지난 4주 판매량을 날수로 나누면 나와요. 주말에 몰리는 가게라면 평일과 주말을 따로 보는 편이 정확해요.
- 2주문해서 손에 들어오기까지 며칠 걸리는지 적어요. 거래처에 연락한 날부터 매대에 올리는 날까지예요. 배송만이 아니라 검수하고 진열하는 시간까지 넣어요.
- 3두 숫자를 곱해요. 이게 "기다리는 동안 팔릴 양"이에요. 여기까지가 최소선이에요. 이 밑으로 떨어졌다면 도착 전에 반드시 빈다는 뜻이에요.
- 4여유분을 더해요. 판매가 갑자기 늘거나 배송이 하루 늦는 경우를 흡수하는 몫이에요. 이 합이 사장님 가게의 알림 선이에요. 재고를 다루는 사람들은 이 선을 재주문점이라고 불러요.
| 품목 | 하루 평균 | 도착까지 | 곱하면 | 알림 선 |
|---|---|---|---|---|
| 원두 1kg | 3개 | 4일 | 12개 | 16개 정도 |
| 종이컵 대 | 2봉 | 7일 | 14봉 | 20봉 정도 |
| 티셔츠 검정 M | 1개 | 21일 | 21개 | 26개 정도 |
| 명절 선물세트 | 평소 1개, 시즌 20개 | 10일 | 시즌엔 200개 | 시즌 전에 따로 계산 |
표의 숫자는 계산법을 보여주는 예시예요
사장님 가게의 하루 판매량과 거래처 소요일을 넣어야 내 선이 나와요. 품목마다 선이 다른 게 정상이고, 전 품목에 같은 숫자를 쓰는 순간 절반은 너무 이르고 절반은 너무 늦어요. 마지막 줄처럼 시즌에만 튀는 품목은 평균으로 그은 선이 아예 통하지 않아요.
여유분은 불안을 사는 값이에요
여유분은 공짜가 아니에요. 그만큼 물건값이 창고에 잠겨 있고, 자리도 차지하고, 기한이 있는 물건이면 버릴 위험까지 같이 사는 거예요. 여유분을 두껍게 잡는 건 안전이 아니라 비용을 내고 안심을 사는 선택이에요.
그래서 여유분은 감이 아니라 조건으로 정해요. 아래 조건이 많이 걸리는 품목일수록 두껍게, 적게 걸리는 품목일수록 얇게 잡으면 돼요.
| 보는 것 | 두껍게 잡아야 할 때 | 얇게 가도 될 때 |
|---|---|---|
| 판매 속도 | 날마다 들쭉날쭉하고 후기 하나에 크게 튀어요 | 매일 비슷하게 나가요 |
| 거래처 | 도착일이 자주 밀려요. 거래처도 재고를 안 들고 있어요 | 약속한 날에 정확히 와요. 급하면 다음날도 가능해요 |
| 없을 때 손해 | 그 물건이 없으면 손님이 다른 가게로 가요 | 며칠 없어도 손님이 기다려 줘요 |
| 보관 조건 | 기한이 짧거나 자리를 많이 차지해요 | 오래 두어도 상하지 않아요 |
| 한 개 값 | 단가가 커서 쌓아 두면 자금이 잠겨요 | 단가가 낮아 넉넉히 둬도 부담이 적어요 |
특히 간판 품목은 여유분을 아끼지 않는 편이 나아요. 그 물건 때문에 찾아온 손님이 헛걸음하면 잃는 건 그 한 건이 아니라 그 손님의 다음 방문이에요. 반대로 어쩌다 하나씩 나가는 품목은 며칠 비어도 큰일이 아니니 선을 낮게 두고 자금을 아껴요.
장면 1 · 거래처 담당자가 말했다
“이번 주는 물량이 밀려서 도착이 이틀쯤 더 걸릴 것 같아요.”
알림 선이 오늘 흔들렸다는 뜻이에요. 선은 도착까지 걸리는 날수에 걸려 있으니까요. 이런 연락을 받으면 그 거래처 품목의 선을 그 기간만 올려 두세요. 거래처 사정은 계절마다 바뀌니, 소요일은 한 번 적고 끝내는 값이 아니라 가끔 다시 재는 값이에요.
알림이 나에게 닿는 길
선을 잘 그어도 그 알림을 아무도 못 보면 없는 기능이에요. 그래서 두 번째 결정은 어디로 알릴까예요.
| 전달 통로 | 언제 좋은가 | 약점 |
|---|---|---|
| 화면 안 목록과 배지 | 매일 관리 화면을 여는 경우. 돈이 안 들어요 | 화면을 안 열면 못 봐요 |
| 하루 한 번 요약 메일 | 품목이 많은 가게. 아침에 한 장으로 보는 방식 | 급한 한 건도 다음 아침까지 기다려요 |
| 문자나 알림톡 즉시 발송 | 간판 품목처럼 몇 시간이 아까운 것 | 건당 비용이 들고, 잦으면 무시하게 돼요 |
| 직원 업무 채널 | 사람이 여러 명이고 주문 담당이 정해진 경우 | 채널이 시끄러우면 묻혀요 |
알림이 많으면 알림이 아니에요
가장 흔한 실패가 이거예요. 전 품목에 알림을 걸면 아침마다 수십 건이 와서 며칠 만에 아무도 안 열어요. 정말 급한 것만 즉시 보내고, 나머지는 하루 한 번 묶어서 보내세요. 알림 통로는 좁을 때 힘이 세요.
- 1두 단계로 나눠요. 선을 넘으면 주의, 도착 전에 반드시 빌 수량까지 내려가면 위험이에요. 위험만 즉시 알리고 주의는 하루 요약에 넣어요.
- 2받을 사람을 한 명 정해요. 모두에게 가면 아무도 자기 일로 여기지 않아요. 주문 담당이 정해져 있으면 알림이 실제 행동으로 이어져요.
- 3같은 품목은 하루 한 번만 알려요. 조건이 계속 참이라고 십 분마다 보내면 그날부터 무시가 시작돼요.
- 4주문을 넣으면 알림이 멈추게 해요. "주문함, 도착 예정 8월 22일" 표시를 남기면 그날까지는 같은 알림을 안 보내요. 이 한 가지가 알림 피로의 절반을 없애요.
- 5계산 시각을 정해요. 문 닫은 뒤나 아침 열기 전에 하루 한 번 계산하는 방식이 가장 관리하기 쉬워요. 주문마다 실시간으로 계산하려면 같은 알림을 묶는 규칙이 함께 필요해요.
장면 2 · 주문을 맡은 직원이 말했다
“재고 메일이 매일 서른 통씩 와서, 메일함에서 자동으로 다른 폴더로 넘기게 해 뒀어요.”
알림이 꺼진 것과 같아요. 기능은 살아 있는데 사람에게 닿지 않으니까요. 이럴 때 고칠 것은 사람이 아니라 선과 통로예요. 즉시 알림은 간판 품목으로 좁히고 나머지를 아침 한 장 요약으로 옮기면, 그 한 장은 다시 열어 봐요.
선을 넘었는데도 품절이 나는 이유
알림을 켜 두고도 품절이 나면 원인은 대개 네 가지 중 하나예요. 알림 자체의 문제가 아니라 그 앞이나 뒤의 문제예요.
| 원인 | 무슨 일이 벌어졌나 | 어디를 고치나 |
|---|---|---|
| 재고 숫자가 애초에 틀렸다 | 화면은 12개인데 창고에 5개예요. 알림이 늦게 울릴 수밖에 없어요 | 알림이 아니라 세는 방식이 문제예요. 재고와 주문 관리부터 잡아요 |
| 판매 속도가 갑자기 뛰었다 | 후기 하나가 퍼져서 하루 판매량이 열 배가 됐어요 | 평균으로 그은 선은 이럴 때 무력해요. 이벤트나 홍보 전에는 손으로 선을 올려 둬요 |
| 도착이 늦어졌다 | 선은 4일 기준인데 이번엔 6일 걸렸어요 | 들은 즉시 그 기간의 선을 올려요. 늦는 일이 잦으면 거래처를 하나 더 둬요 |
| 알림은 왔는데 주문을 안 했다 | 본 사람은 있는데 아무도 자기 일로 여기지 않았어요 | 받을 사람 한 명, 그리고 처리했는지 표시하는 칸을 만들어요 |
첫 줄이 가장 흔하고 가장 무서워요. 알림은 재고 숫자를 믿고 우는 종이라, 숫자가 거짓이면 알림도 거짓이에요. 품절 알림을 붙이기 전에 재고 숫자가 사는 곳이 한 군데인지부터 확인하세요. 매장 장부와 온라인 화면이 각자 숫자를 들고 있으면, 아무리 좋은 선을 그어도 그 선이 가리키는 숫자가 과거예요.
숫자가 두 군데라 알림은 조용해요. 실제로는 이미 선 아래인데 아무도 몰라요.
매장 판매도 같은 곳에서 빠져나가요. 선이 실제 상황을 보고 울려요.
이미 품절이 났다면
선을 잘 그어도 품절은 언젠가 나요. 그때 손해를 줄이는 건 속도예요. 순서를 미리 정해 두면 당황해서 손님을 더 화나게 하는 일이 줄어요.
- 1더 팔리지 않게 먼저 막아요. 주문 화면을 품절로 바꾸는 게 첫 번째예요. 원인 파악은 그다음이에요. 순서를 바꾸면 원인을 찾는 동안 주문이 더 들어와요.
- 2이미 받은 주문을 세요. 몇 건이 물건 없이 결제됐는지 확인해요. 이 건들은 재고 문제가 아니라 손님 응대 문제로 성격이 바뀌어 있어요.
- 3먼저 연락해요. 손님이 물어보기 전에 알리는 것과 물어본 뒤에 답하는 것은 완전히 다른 일이에요. 언제 보낼 수 있는지, 아니면 환불인지를 함께 적어요. 기준은 환불 규정에 미리 써 두세요.
- 4대안을 하나 붙여요. 같은 값의 다른 색, 조금 더 큰 용량, 다음 입고 예약 같은 것이요. 선택지가 있으면 취소가 아니라 교환으로 끝나는 경우가 많아요.
- 5한 줄 기록을 남겨요. 품목, 날짜, 왜 비었는지. 세 달만 모이면 어느 품목의 선이 잘못 그어져 있는지 눈에 보여요.
재입고 알림을 손님에게 보낼 때는 성격이 달라요
"들어오면 알려 드릴게요"는 좋은 기능이에요. 다만 손님 연락처로 보내는 메시지는 내용에 따라 광고성으로 볼 수 있어서 동의와 표기 규정이 걸려요. 기준은 동의를 받는 법과 광고에 쓰면 안 되는 말에서 확인하고, 실제 문구는 규정 원문으로 한 번 더 맞춰 보세요. 나에게 오는 재고 알림과 손님에게 가는 알림은 같은 기능처럼 보여도 지켜야 할 것이 달라요.
품절 안내를 보낸 뒤의 응대 문구를 미리 만들어 두면 훨씬 편해요. 급할 때 쓰는 말은 대체로 급해 보이니까요. 손님 응대와 불만에 쓰는 요령이 정리돼 있어요.
자주 묻는 것
- Q. 알림 선을 처음 잡는데 판매 기록이 없어요.
- 첫 달은 감으로 잡고 기록을 쌓으세요. 대신 처음에는 여유분을 넉넉히 두는 편이 안전해요. 판매 기록 4주만 모이면 하루 평균이 나오고, 그때 선을 다시 그으면 돼요. 처음부터 정확할 필요는 없고, 고칠 수 있게 적어 두는 게 중요해요.
- Q. 선을 넘으면 자동으로 주문까지 나가게 하면 안 되나요?
- 품목이 많고 거래처 주문을 시스템으로 넣을 수 있으면 가능해요. 다만 처음부터 자동은 위험해요. 재고 숫자가 틀린 상태에서 자동 주문이 돌면 틀린 양이 그대로 들어와요. 몇 달은 사람이 승인하는 단계를 두고, 판단이 매번 같아질 때 자동으로 바꾸는 순서를 권해요.
- Q. 마지막 하나를 아예 안 보이게 감추는 건 어때요?
- 많이 쓰는 방법이에요. 온라인에는 품절로 두고 실제 하나는 매장 판매나 교환용으로 남기는 거예요. 손님을 속이는 게 아니라 두 창구가 같은 물건을 동시에 파는 사고를 막는 장치예요. 단 감춘 수량도 재고 기록에는 그대로 남아 있어야 해요.
- Q. 품절이 자주 나는데 여유분을 계속 올리면 되나요?
- 먼저 원인을 나눠 보세요. 도착이 늦어서라면 여유분이 아니라 거래처를 손봐야 해요. 판매가 튀어서라면 여유분이 맞아요. 재고 숫자가 틀려서라면 여유분을 올려도 같은 일이 반복돼요. 여유분은 세 원인 중 하나에만 듣는 약이에요.
- Q. 명절이나 이벤트처럼 갑자기 몰릴 때는요?
- 평균으로 그은 선은 그 주에 통하지 않아요. 날짜를 먼저 정하고 그 기간에 필요한 양을 따로 계산해서 미리 들여놓는 방식이 맞아요. 지난해 같은 기간 판매량이 있으면 가장 좋은 참고예요. 없으면 평소의 몇 배가 될지 두 가지 경우로 잡아 두고 중간을 택하세요.
- Q. 재고를 미리 많이 쌓아 두면 세금에 영향이 있나요?
- 연말에 남은 재고는 회계상 자산으로 잡혀서 이익 계산에 영향이 있어요. 다만 업종과 장부 방식에 따라 처리가 달라지고 평가 방법도 여러 가지라, 구체적인 숫자와 판단은 세무사와 함께 하세요. 사장님이 해 두실 일은 입출고와 폐기 기록을 지우지 않고 남겨 두는 거예요. 증빙이 남아 있으면 나중에 어떤 방식으로도 정리할 수 있어요.
- Q. 재고가 부족한 걸 손님 화면에도 보여줘야 하나요?
- "몇 개 남았어요"는 구매를 서두르게 하는 힘이 있어서 많이 쓰여요. 다만 진짜 수량과 다르게 표시하면 표시광고 문제가 될 수 있어요. 실제 숫자를 그대로 보여주거나, 아니면 아예 보여주지 않는 두 가지만 안전해요.
확인해 보세요
하루에 3개씩 팔리는 원두가 있어요. 거래처에 주문하면 4일 뒤에 도착해요. 알림 선은 어디가 좋을까요?
하나 더
매일 재고 알림 메일이 서른 통 와서 아무도 안 봐요. 먼저 할 일은?
직접 해보기
선이 보이는 화면부터 만들어 보세요
"품목마다 알림 선을 적는 칸을 두고, 선 아래로 내려간 품목만 맨 위에 모아 보여 주기"까지만 요청해 보세요. 발송까지 한 번에 만들려 하면 무거워져서 안 쓰게 돼요. 눈에 보이는 목록이 생기는 것만으로 품절이 줄어요.
스튜디오에서 만들어 보기직접 해보기
화면 밖으로 알림을 보낼 준비를 봐 두세요
메일이나 문자로 내보내려면 발송 서비스와 기록이 사는 곳이 필요해요. 연결 센터에서 무엇을 준비해야 하는지 눈으로만 훑어 봐도, 계약할 때 물어볼 것이 생겨요.
연결 센터 열기더 깊이 (안 읽어도 괜찮아요)
왜 개수보다 날짜로 말하는 게 튼튼한가 · "10개 남음"은 물건마다 뜻이 달라요. 하루 30개 나가는 물건의 10개는 몇 시간이고, 한 달에 하나 나가는 물건의 10개는 열 달이에요. 그런데 "3일 뒤 바닥"은 어떤 물건에도 같은 뜻이에요. 그래서 알림 문구를 개수 대신 남은 날수로 쓰면 품목이 수백 개로 늘어도 판단 기준이 하나로 유지돼요. 화면에는 개수와 남은 날수를 같이 보여 주는 게 가장 좋아요. 개수는 주문할 양을 정할 때 쓰고, 날수는 급한 순서를 정할 때 써요.
여유분을 조금 더 정밀하게 잡는 방법 · 정석은 판매량이 얼마나 들쭉날쭉한지와 배송이 얼마나 밀리는지를 함께 보고, "몇 번 중 한 번은 품절을 감수하겠다"는 목표를 정해 계산해요. 스무 번 중 한 번은 허용하겠다고 하면 여유분이 얇아지고, 백 번 중 한 번까지 막겠다고 하면 두꺼워져요. 공식을 외울 필요는 없어요. 품절을 완전히 없애려면 재고가 끝없이 필요하다는 사실만 알면 충분해요. 그래서 실무의 답은 늘 "어느 정도까지 막을지 내가 정하는 일"이고, 그 정도를 품목마다 다르게 두는 게 잘하는 사장님의 표시예요.
선 하나 대신 두 개를 두는 방식 · 덩치 큰 품목에는 "이 선을 넘으면 주문하고, 저 선까지 채운다"는 두 번째 선을 함께 씁니다. 아래 선은 언제 주문할지를, 위 선은 몇 개 주문할지를 정해 줘요. 매번 수량을 고민하지 않아도 되고, 거래처 최소 주문 수량이나 배송비 기준에 맞추기도 쉬워요. 종이컵처럼 잘 상하지 않고 자리만 있으면 되는 품목에 특히 잘 맞아요. 반대로 기한이 짧은 식품은 위 선을 낮게 잡아야 버리는 양이 줄어요.
이것만 기억하세요
- ·선은 개수가 아니라 날짜로 그어요. 기다리는 동안 팔릴 양이 최소선이에요
- ·여유분은 공짜가 아니에요. 판매가 튀는 품목과 간판 품목에 몰아 주세요
- ·품목마다 선이 달라요. 전 품목 같은 숫자면 절반은 늦고 절반은 일러요
- ·알림이 많으면 아무도 안 봐요. 급한 것만 즉시, 나머지는 하루 한 장으로
- ·재고 숫자가 틀리면 알림도 거짓이에요. 세는 방식이 언제나 먼저예요