전자계약과 전자서명

만나지 않고 계약을 맺는 방법이에요. 전자로 했다는 이유만으로 효력이 없어지지는 않지만, 나중에 다툴 때 이기는 건 서명한 사람이 본인이라는 걸 보여줄 수 있는 쪽이에요.

쉽게 말하면

가게에서 손님에게 카드를 받을 때를 떠올려 보세요. 사장님은 카드 앞면의 이름을 보고, 단말기가 승인 번호를 찍고, 영수증 두 장이 남죠. 손님이 그 카드의 주인이라는 걸 사장님이 증명하는 게 아니라, 카드사와 단말기와 영수증이 대신 증명해 줘요. 전자계약도 똑같아요. 화면에 그린 서명 그림 자체가 힘을 갖는 게 아니라, 그 서명 옆에 붙는 본인 확인 기록과 남은 흔적이 힘을 가져요.

그래서 이 주제에서 처음 잡아야 할 감각은 하나예요. 전자계약에서 값이 나가는 건 서명 모양이 아니라 그 서명이 누구 것이었는지 나중에 보여줄 수 있는가예요.

법은 생각보다 열려 있어요. 우리 법에는 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 문서로서의 효력이 부인되지 않는다는 취지의 조항이 있고, 전자서명도 전자적 형태라는 이유만으로 서명이나 날인으로서의 효력이 부인되지 않아요. 문 앞에서 막히는 게 아니에요.

많이 하는 방법

"메일로 계약서 보냈습니다" · 한글 파일 첨부 · 답장에 "확인했습니다" 한 줄 · 서명 칸은 그림 파일 붙여넣기

평소에는 아무 문제 없어요. 사이가 틀어졌을 때 상대가 "그 파일은 내가 서명한 게 아니다"라고 하면, 사장님 손에는 반박할 재료가 메일 한 통뿐이에요.

값을 치른 방법

"서명 링크로 진행합니다" · 본인 확인을 거쳐 입장 · 서명 시각과 접속 기록이 남음 · 완료 파일이 양쪽에 자동 전달

손이 조금 더 가고 건당 비용이 들어요. 대신 다툼이 생겼을 때 "이 시각에 이 사람이 열었고 서명했다"는 기록을 통째로 낼 수 있어요.

효력이 붙으려면 갖춰야 하는 네 가지

전자계약이 다툼에서 버티는 힘은 네 조각으로 나뉘어요. 어느 서비스를 쓰든 실은 이 네 가지를 사는 거예요. 계약 방식을 고를 때 이 표를 놓고 하나씩 채워지는지 보세요.

갖춰야 하는 것	무슨 뜻인가	안 갖췄을 때 듣게 되는 말
본인 확인	서명한 사람이 계약 상대 본인이 맞는지 확인한 절차예요. 휴대폰 본인확인, 공동인증서, 신분증 확인 같은 수단이 여기 들어가요	"내 이름이 적혀 있을 뿐 내가 한 게 아니에요"
서명하겠다는 의사	이 내용에 동의한다는 걸 상대가 스스로 눌렀다는 표시예요. 그냥 파일을 열어 본 것과는 달라요	"읽어만 봤지 동의한 적은 없어요"
내용이 안 바뀌었다는 증거	서명한 뒤 문서가 손대지지 않았다는 확인이에요. 서비스들이 잠금 파일이나 검증 값으로 남겨 줘요	"내가 서명한 건 이 조항이 없는 판이었어요"
언제 했는지와 받았는지	서명 시각이 남고, 완성본이 상대에게도 전달됐다는 기록이에요	"완성된 계약서를 받아 본 적이 없어요"

다투는 자리는 효력이 아니라 입증이에요

전자계약이 무효라서 지는 경우보다, 그 서명이 상대 것이었다는 걸 못 보여줘서 지는 경우가 훨씬 흔해요. 그러니 방식을 고를 때 물을 말은 "법적 효력 있나요"가 아니라 "나중에 다투면 무엇을 근거로 낼 수 있나요"예요. 이 한 문장이 서비스 소개 페이지를 읽는 눈을 바꿔 줘요.

서명 수단은 다 같은 급이 아니에요

2020년에 전자서명법이 바뀌면서 공인인증서만 특별히 세던 시절은 끝났어요. 지금은 여러 수단이 같은 출발선에 서 있어요. 다만 출발선이 같다는 것과 증거로서의 무게가 같다는 것은 다른 말이에요.

방식	본인 확인의 세기	어울리는 자리
메일로 파일 주고받고 답장으로 동의	약해요. 계정 주인이 본인이라는 것 말고는 근거가 없어요	금액이 작고 오래 함께 일한 상대와의 간단한 확인
화면에 손가락으로 그리는 서명	그림만으로는 약해요. 옆에 붙는 접속 기록이 있어야 힘이 생겨요	매장에서 눈앞의 손님에게 받는 동의서
휴대폰 본인확인을 거친 전자서명 서비스	강해요. 이름과 번호가 본인 명의로 확인된 상태예요	외주 계약, 프리랜서 계약, 입점 계약 같은 실무 대부분
공동인증서나 금융권 인증 수단	가장 강한 축이에요. 대신 상대가 설치와 로그인을 해야 해요	금액이 크거나 기업 상대라 상대도 익숙한 경우

표의 세 번째 줄이 사장님이 실제로 가장 많이 쓰게 되는 자리예요. 여기서 절약하려고 두 번째 줄로 내려가는 순간, 아낀 돈보다 다툼 한 번의 비용이 훨씬 커져요.

확인해 보세요

처음 일해 보는 외주 개발자와 300만 원짜리 작업 계약을 맺으려 해요. 상대가 "파일에 서명 이미지 넣어서 보내드릴게요"라고 해요. 어떻게 하는 게 좋을까요?

전자로 하면 안 되거나 조건이 붙는 자리

전자계약이 거의 다 되지만 전부는 아니에요. 법이 종이나 공증을 따로 요구하는 자리가 있고, 서면으로 줘야 한다고 정해 둔 자리도 있어요. 사장님이 실무에서 만나는 갈래는 세 가지예요.

1그냥 전자로 해도 되는 것. 외주 용역, 비밀유지 약정, 업무 위탁, 입점과 제휴처럼 사장님이 매일 만나는 계약 대부분이 여기예요.
2조건이 붙는 것. 상대에게 서면으로 교부해야 한다고 법이 정한 서류들이에요. 전자문서로 갈음할 수 있는지, 있다면 어떤 조건에서인지가 서류마다 달라요. 근로 관련 서류가 대표적이라 여기는 확인하고 가야 해요.
3종이나 공증이 필요한 것. 자필로 써야 효력이 생기는 유언처럼, 형식 자체가 요건인 문서예요. 드물지만 있으니 "이건 전자로 되나요"를 한 번은 물어야 해요.

판단이 애매하면 여기서 멈추세요

이 문서는 실무 감각을 잡아 주는 자리지 법률 자문이 아니에요. 금액이 크거나, 사람을 쓰는 계약이거나, 상대가 정한 양식을 그대로 써야 하는 상황이면 전자로 진행하기 전에 전문가에게 한 번 묻는 값이 가장 싼 보험이에요. 물을 때는 "이 서류를 전자문서로 교부해도 되나요" 한 문장이면 충분해요.

실제로 진행되는 순서

서비스마다 화면은 달라도 흐름은 거의 같아요. 여섯 걸음이고, 사장님이 놓치기 쉬운 건 마지막 두 걸음이에요.

1계약서 본문을 먼저 확정해요. 서명 서비스는 내용을 만들어 주지 않아요. 무엇을 적을지는 계약서 읽는 법과 외주 맡길 때 계약서 쪽 일이에요.
2서명 칸과 순서를 정해요. 누가 먼저 서명하고 누가 나중인지, 도장 칸이 몇 개인지 지정해요. 여기서 칸을 빠뜨리면 서명이 끝난 뒤에 다시 보내야 해요.
3상대의 이름과 연락처를 정확히 넣어요. 본인 확인이 이 정보를 기준으로 돌아가요. 이름 한 글자가 다르면 상대가 입장을 못 해요.
4상대가 링크를 열고 본인 확인을 거쳐 서명해요. 이 과정에서 접속 시각과 확인 기록이 자동으로 쌓여요. 사장님이 따로 챙길 게 없는 유일한 구간이에요.
5완료 파일을 내려받아 사장님 자리에 보관해요. 서비스 계정 안에만 두면, 그 서비스를 해지하는 날 계약서가 같이 사라져요.
6감사 기록까지 같이 보관해요. 누가 언제 열고 서명했는지 적힌 그 문서가 다툼에서 실제로 쓰이는 종이예요. 계약서만 챙기고 이걸 버리는 실수가 제일 흔해요.

다섯 번째와 여섯 번째가 사장님만 할 수 있는 일이에요. 계약서 원본과 감사 기록은 백업과 되살리기에서 다루는 것과 같은 원칙으로 다뤄요. 한 곳에만 있는 파일은 아직 보관된 게 아니에요.

직접 해보기

계약 보관함부터 만들어 보세요

지금 맺은 계약이 몇 건이든, 어디에 무엇이 있는지 한 화면에서 보이지 않으면 나중에 못 찾아요. 스튜디오에 이렇게 말해 보세요. "거래처 이름, 계약 종류, 서명 완료일, 계약 종료일, 파일 링크를 적는 계약 보관 목록 화면을 만들어 주세요. 종료일이 30일 안으로 다가온 줄은 위에 올려 주세요." 만들고 나면 갱신을 놓쳐서 자동 연장되는 사고가 사라져요.

스튜디오에서 만들어 보기

사고가 나는 지점

장면 1 · 외주 개발자가 정산을 요구하며 말했다

“저는 그 조항이 없는 판에 서명했어요. 그 뒤에 바꾸신 거잖아요.”

이때 사장님이 낼 수 있어야 하는 건 계약서 파일이 아니라 서명 시점의 문서가 이후 바뀌지 않았다는 확인이에요. 서명 서비스를 거쳤으면 완료 파일에 그 확인이 붙어 있어요. 메일로 주고받은 파일이면 붙을 자리가 없어서, 두 사람이 각자 다른 파일을 들고 서로 진짜라고 주장하는 상황이 돼요.

흔한 사고	실제로 벌어진 일	미리 막는 법
상대가 링크를 못 연다고 해요	본인 확인 정보와 실제 명의가 달라요. 회사 대표 이름으로 보냈는데 실무자가 열려는 경우가 많아요	보내기 전에 서명할 사람의 명의를 물어요. 법인이면 누가 서명 권한을 갖는지까지 확인해요
서명은 끝났는데 파일이 없어요	완료 파일을 내려받지 않고 서비스 계정 안에만 뒀어요. 무료 기간이 끝나면서 접근이 막혔어요	서명 완료 당일에 내려받아요. 감사 기록도 같이 받아 두면 그날 일이 그날 끝나요
계약이 조용히 자동 연장됐어요	종료일과 갱신 조건을 아무도 안 보고 있었어요. 전자계약은 서랍이 없어서 눈에 더 안 띄어요	종료일을 달력이나 목록 화면에 올려요. 위의 해보기가 바로 이 사고를 겨냥한 거예요
상대가 서명 메일을 못 받았대요	안내 메일이 스팸함으로 갔어요. 발신 도메인 설정에 따라 흔하게 생겨요	링크를 보낸 뒤 다른 경로로 한 번 알려요. 메일 발송과 도달률 쪽 문제예요
옛 계약서를 못 찾겠어요	담당자 개인 메일함에만 있었어요. 그 사람이 나가면서 같이 사라졌어요	계약 파일은 처음부터 가게 자리에 둬요. 개인 메일함은 보관 장소가 아니에요

장면 2 · 서명 서비스 상담원이 안내하며 말했다

“서명이 끝나면 감사추적 인증서도 같이 발급됩니다.”

어려운 말이지만 뜻은 단순해요. 누가 언제 어디서 문서를 열고 서명했는지 적어 둔 기록지를 같이 준다는 거예요. 이게 있느냐 없느냐가 다툼에서 낼 수 있는 카드를 정해요. 서비스를 고를 때 물을 한마디는 이거예요. "완료 파일과 그 기록지를 제가 직접 내려받아 보관할 수 있나요."

자주 묻는 것

Q. 카카오톡으로 "동의합니다" 받은 것도 계약인가요?: 계약 자체는 말로도 성립해요. 문제는 무엇에 동의했는지가 특정되지 않는다는 점이에요. 대화창에는 조건이 여러 번 바뀐 흔적이 흩어져 있어서, 어느 판이 최종인지 다투게 돼요. 금액이 작아도 최종본을 파일로 한 번 확정하고 그 파일에 동의를 받는 게 좋아요.
Q. 도장이 없으면 계약이 안 되나요?: 도장은 계약의 필수 요건이 아니에요. 서명이든 날인이든 본인의 의사가 확인되면 돼요. 도장이 강해 보이는 건 인감증명서를 함께 낼 때인데, 그건 도장 자체가 아니라 국가가 본인 확인을 대신 해 준 서류가 붙어서 강한 거예요. 전자계약에서는 본인 확인 절차가 그 자리를 대신해요.
Q. 상대가 전자계약을 못 하겠다고 하면요?: 억지로 밀 필요는 없어요. 종이로 하되 두 부를 만들어 각자 한 부씩 갖고, 페이지마다 간인을 하고, 서명한 종이를 사진이나 스캔으로 남겨 두세요. 방식보다 중요한 건 최종본이 하나로 특정되고 양쪽이 같은 것을 갖고 있다는 상태예요.
Q. 계약서를 언제까지 보관해야 하나요?: 계약 종류와 업종에 따라 법이 정한 기간이 따로 있어요. 특히 손님을 상대로 물건이나 서비스를 파는 사장님에게는 거래 기록 보관 의무가 별도로 붙어요. 기간은 사업 형태마다 다르니 세무나 법률 담당에게 확인하세요. 실무 기준은 하나예요. 지울 이유가 없으면 남겨요. 보관 원칙은 보관 기간과 파기 쪽에 정리돼 있어요.
Q. 서명 서비스 비용이 아까워요. 꼭 써야 하나요?: 모든 계약에 쓸 필요는 없어요. 기준을 하나 정해 두면 편해요. 다툼이 생겼을 때 잃을 금액이 서명 한 건 값의 백 배가 넘으면 쓰는 쪽이에요. 그 아래면 파일과 메일로 하되 최종본을 하나로 특정해 두세요.
Q. 제가 만든 서비스에 전자서명 기능을 직접 넣어도 되나요?: 손님 동의를 받는 정도라면 화면에 체크와 서명 칸을 두고 시각과 기록을 남기는 것으로 충분한 경우가 많아요. 다만 본인 확인이 필요한 계약을 직접 구현하려면 본인확인 수단 연동과 기록 보관 요건이 따라와요. 직접 만들기 전에 무엇을 남겨야 하는지부터 정하세요. 감사 로그가 그 이야기예요.

하나 더

서명이 끝나고 서비스 화면에 "완료" 표시가 떴어요. 오늘 안에 꼭 해야 할 일은?

더 깊이 (안 읽어도 괜찮아요)

공인인증서가 사라졌다는 말의 진짜 뜻 · 2020년 전자서명법 개정으로 공인전자서명에만 특별한 지위를 주던 구조가 없어졌어요. 인증서가 없어진 게 아니라 이름이 공동인증서로 바뀌고 여러 수단 중 하나가 된 거예요. 사장님 입장에서 달라진 건 선택지가 넓어졌다는 점이에요. 대신 판단할 일이 하나 늘었어요. 어떤 수단이 이 계약에 걸맞은 무게인가를 이제는 스스로 골라야 해요.

감사 기록이 계약서보다 중요할 때가 있는 이유 · 계약서는 무엇을 약속했는지를 말해요. 감사 기록은 그 약속을 누가 언제 했는지를 말해요. 다툼이 붙으면 앞의 것은 대개 양쪽이 인정하고, 갈리는 건 뒤의 것이에요. 그래서 실무에서는 계약서 파일보다 감사 기록을 잃었을 때 더 크게 다쳐요. 두 파일을 같은 폴더에 짝으로 두는 습관이 여기서 나와요.

전자계약이 오히려 위험해지는 순간 · 종이 계약은 물리적으로 번거로워서 사람이 한 번 더 읽어요. 전자계약은 몇 초면 끝나서 안 읽고 누르는 일이 훨씬 쉬워져요. 상대에게 보낼 때 요약 세 줄을 함께 보내면 이 위험이 줄어요. 금액, 기간, 중도 해지 조건 이 세 가지면 충분해요. 빨라진 만큼 읽을 이유를 따로 만들어 주는 게 보내는 쪽의 몫이에요.

이것만 기억하세요

·전자로 했다는 이유만으로 효력이 부인되지는 않아요. 다투는 자리는 효력이 아니라 입증이에요
·네 가지를 갖추면 버텨요. 본인 확인, 서명 의사, 내용이 안 바뀌었다는 증거, 시각과 전달 기록
·수단은 출발선이 같아도 증거의 무게는 달라요. 처음 일하는 상대와 금액이 큰 계약일수록 본인 확인이 센 쪽으로 가요
·서명이 끝난 날 완료 파일과 감사 기록을 내려받아요. 서비스 계정 안은 사장님 자리가 아니에요
·서면 교부 의무가 있는 서류와 형식 자체가 요건인 문서는 전자로 되는지 먼저 확인하고 시작해요